Créer ou refondre son site web représente un projet stratégique pour toute entreprise, et la phase de sélection du prestataire s’avère souvent décisive. En lançant un appel d’offres, vous vous assurez de trouver un partenaire capable de réaliser votre projet dans le respect des délais, du budget et, surtout, de vos objectifs. Un appel d’offres bien structuré permet d’optimiser le processus, de recevoir des propositions pertinentes et d’évaluer avec précision la capacité des agences à répondre à vos attentes. Vous trouverez dans cet article les informations nécessaires pour rédiger un appel d’offres clair, complet et structuré, en vue de garantir la réussite de votre projet de refonte de votre site web.
Sommaire
Qu’est-ce qu’un appel d’offres et pourquoi le réaliser ?
Un appel d’offres est un document structuré qui décrit les besoins spécifiques de votre entreprise pour un projet donné. En matière de refonte web, ce document précise vos attentes, vos objectifs d’affaires, ainsi que les critères techniques et fonctionnels du futur site. Grâce à cet appel d’offres, les agences intéressées peuvent vous fournir une offre de service complète et chiffrée, que vous pourrez ensuite comparer.
L’appel d’offres présente trois avantages majeurs :
- Il vous aide à clarifier vos besoins et à définir les priorités du projet ;
- Il structure le processus de sélection des prestataires, afin que vous choisissiez l’agence qui correspond le mieux à votre projet ;
- Il assure une transparence et une équité dans le choix des partenaires potentiels.
Différence entre appel d’offres et cahier des charge du projet
Avant d’aller plus loin dans les détails du contenu et de la structure de votre appel d’offre, faisons un point sur la distinction entre ce dernier et le cahier des charges de votre projet de refonte.
L’appel d’offres est une démarche qui vise à solliciter plusieurs prestataires afin qu’ils proposent leurs solutions pour répondre aux besoins exprimés. Ce document présente les grandes lignes du projet. L’idée est de fournir une vision claire, mais synthétique, afin que les prestataires comprennent l’essence du projet avant de soumettre une offre.
En revanche, le cahier des charges fonctionnel de votre projet est un document beaucoup plus détaillé, souvent joint à l’appel d’offres. Il constitue une feuille de route exhaustive pour les prestataires et servira de base de travail tout au long de la réalisation du projet.
Ces deux documents sont donc complémentaires et permettent d’assurer une bonne communication tout au long du processus.
Présenter votre entreprise et le contexte du projet
Pour permettre aux agences de bien comprendre le projet, il est indispensable de commencer par une présentation succincte de votre entreprise. Ce contexte donnera des indications précieuses pour aligner la proposition sur votre identité et vos objectifs stratégiques.
Incluez donc les éléments suivants :
- Historique de l’entreprise : produits ou services, mission et valeurs ;
- Positionnement et cible : qui sont vos clients types et dans quels secteurs évoluez-vous ?
- Contexte et enjeux actuels : croissance de l’entreprise, changements internes ou lancement de nouveaux services, etc. ;
- Raisons de la refonte : peut-être que votre site ne reflète plus l’image de marque de l’entreprise ou est-il techniquement obsolète ?
Établir les objectifs et les enjeux du projet
Une refonte de site web doit être motivée par des objectifs clairs et mesurables. Cette partie du document précise les résultats attendus et ce que vous espérez accomplir à court, moyen et long terme.
Voici quelques objectifs fréquents :
- Améliorer la notoriété de la marque : si vous souhaitez attirer une audience plus large ou plus spécifique, précisez comment cette refonte servira ce but ;
- Augmenter le taux de conversion : si vous avez des attentes spécifiques en matière de ventes, de demandes de devis, ou d’inscriptions, mentionnez-les ;
- Optimiser l’expérience utilisateur (UX) : si des éléments de navigation ou de design entravent l’usage du site actuel, décrivez les problèmes rencontrés.
Exemple : “Nous souhaitons augmenter la durée de visite moyenne de 30 % et réduire le taux de rebond de 20 % sur la page d’accueil.” Plus vous êtes concrets dans vos objectifs, mieux les agences pourront répondre en vous donnant des solutions concrètes.
Détailler les exigences fonctionnelles et techniques pour votre site web
Les exigences techniques permettent d’assurer que le site développé réponde aux spécificités de votre activité. Cette section couvre donc toutes les fonctionnalités attendues, les compatibilités nécessaires et les contraintes techniques à respecter.
Vous pouvez inclure des éléments tels que :
- Compatibilité multi-supports : ordinateur, mobile et tablette ;
- Référencement naturel (SEO) : si vous avez des besoins en SEO avancés, mentionnez-les ici, par exemple, en insistant sur la rapidité de chargement et les meilleures pratiques en SEO technique ;
- Conformité avec les standards de sécurité et RGPD : pour les entreprises qui traitent des données sensibles, la conformité au RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) est une priorité à ne pas négliger ;
- Connectivité avec d’autres outils : CRM, ERP, solution de paiement, ou outils d’analyse de données, etc.
Exemple : “Le site doit être compatible avec les navigateurs actuels et futurs, optimisé pour la recherche vocale, et conçu selon les standards HTML5 et CSS3.”
Choisir et spécifier le CMS (Content Management System)
Un CMS, ou Content Management System, est un système de gestion de contenu qui permet de créer, gérer et modifier facilement les contenus d’un site web, sans nécessiter de compétences avancées en développement. En choisissant un CMS adapté, vous pouvez publier du contenu, mettre à jour des images, organiser des pages et gérer l’apparence de votre site avec une grande autonomie. Parmi les CMS les plus populaires, WordPress est souvent privilégié pour sa flexibilité et sa large communauté de support. Des CMS propriétaires comme Shopify ou Wix par exemple, qui possèdent et contrôlent leur propre base de code, sont parfois utilisés pour répondre à des besoins spécifiques ou pour des projets qui nécessitent des fonctionnalités uniques. Il est essentiel de préciser si vous avez déjà une préférence pour un CMS ou si vous êtes ouvert aux recommandations de l’agence.
Exemples de questions à vous poser :
- Le CMS doit-il supporter plusieurs langues ?
- Souhaitez-vous une autonomie complète pour gérer les contenus ?
- Faut-il gérer plusieurs comptes utilisateurs avec des droits distincts ?
- Le CMS doit-il être compatible avec vos outils tiers (CRM, ERP, etc.) ?
- Avez-vous besoin de fonctionnalités e-commerce ?
- Souhaitez-vous des outils d’analyse de données intégrés ?
Exemple : “Nous souhaitons un CMS qui permet une gestion simplifiée du contenu, avec une formation initiale assurée par l’agence retenue.”
Définir la direction artistique et les besoins en design
L’aspect visuel de votre site contribue directement à l’image de marque de votre entreprise. Spécifiez ici vos attentes en matière de design, que ce soit en termes de style, de couleurs, ou de disposition des éléments.
Points à clarifier :
- Souhaitez-vous suivre le style existant ou définir une nouvelle identité visuelle ?
- Y a-t-il des éléments visuels, comme des photos ou des vidéos, que vous devez intégrer ?
- Le site doit-il comporter des animations ou autres éléments interactifs ?
- Préférez-vous un design minimaliste ou riche en détails ?
- Avez-vous des exemples de sites ou de styles qui vous inspirent ?
- Faut-il prévoir une intégration de votre logo actuel ou un redesign ?
Exemple : “Nous souhaitons un design élégant et moderne, cohérent avec notre nouvelle charte graphique. Le site doit véhiculer une image de confiance et refléter nos valeurs d’innovation et de qualité.”
Structurer l’arborescence du site web et les contenus
Un site bien organisé est essentiel pour une expérience utilisateur réussie. Définissez ici l’arborescence que vous envisagez, en listant les principales pages et sections du site. Si vous souhaitez ajouter des sections spécifiques par rapport au site actuel, mentionnez-les :
- Arborescence : indiquez la liste des pages principales, comme Accueil, Services, Contact, Blog, etc.
- Contenus : précisez si des contenus existants doivent être retravaillés, ou si l’agence devra en rédiger de nouveaux. Indiquez également qui sera responsable de la migration des contenus et, si nécessaire, de leur traduction.
Exemple : “Nous avons besoin d’un blog structuré, avec la possibilité de catégoriser les articles par thématiques.”
Fixer un calendrier et les grandes étapes du projet
Un calendrier bien défini facilite le suivi des étapes du projet et garantit que tous les livrables sont respectés. Précisez ici la date limite de mise en ligne souhaitée, ainsi que les principales étapes d’approbation.
Exemple d’échéancier simplifié :
- Envoi de l’appel d’offres : 1er février ;
- Réception des offres : 1er mars ;
- Lancement du projet : 15 mars ;
- Livraison finale : 15 juillet.
Notre conseil : Indiquez à l’agence d’inclure un échéancier prévisionnel dans sa proposition afin d’établir un planning réaliste.
Transparence budgétaire et attentes financières
La question budgétaire est un élément essentiel afin que les offres que vous recevrez soient en adéquation avec vos moyens financiers. En indiquant une fourchette budgétaire approximative, vous donnez aux agences une base pour évaluer l’ampleur du projet et les ressources nécessaires, tout en restant dans des solutions adaptées à votre budget.
Cela permet également aux agences de vous proposer des options, des fonctionnalités ou des services additionnels en fonction de cette enveloppe, le cas échéant. En étant transparent dès le départ, vous évitez des écarts de prix significatifs entre les propositions et permettez une comparaison plus juste des offres, tout en favorisant une collaboration sans surprise budgétaire en cours de projet.
Critères de sélection et processus d’évaluation
Pour assurer une évaluation juste et objective des propositions reçues, il est important de définir des critères de sélection précis. Ces critères doivent refléter les aspects les plus importants pour le succès de votre projet et permettre une analyse cohérente et transparente des offres.
Ces critères peuvent inclure :
- La compréhension du mandat ;
- L’expérience de l’agence dans des projets similaires ;
- Les propositions de méthodologie et de planning ;
- Le coût de la soumission.
Comment déposer votre appel d’offres ?
Une fois votre appel d’offres rédigé, il est temps de le diffuser pour toucher les prestataires les plus pertinents. Voici quelques options pour déposer votre appel d’offres :
- Plateformes spécialisées : Des sites comme France Marchés, Marchés Publics, ou encore des plateformes privées spécialisées comme Sortlist, permettent de publier facilement votre appel d’offres. Ces outils offrent une visibilité importante et ciblée auprès des agences web ;
- Réseaux professionnels et associations : Vous pouvez choisir de partager votre appel d’offres via des réseaux comme LinkedIn ou des associations professionnelles spécialisées dans le digital pour toucher des experts qualifiés ;
- Envoi direct aux prestataires sélectionnés : Si vous avez déjà identifié des agences ou freelances potentiels, vous pouvez leur envoyer directement votre appel d’offres par e-mail. Cela garantit une approche personnalisée.
Assurez-vous d’indiquer des délais clairs pour la réception des candidatures et les prochaines étapes afin d’optimiser les retours et la sélection des prestataires.
Agence THRIVE : votre partenaire pour une refonte de site web sur-mesure
Un appel d’offres bien structuré est la première pierre d’une refonte de site web réussie. Avec Agence THRIVE, vous bénéficiez d’un accompagnement sur-mesure, depuis la définition de votre projet jusqu’à sa mise en ligne, en intégrant des solutions de design et d’optimisation SEO adaptées à vos ambitions. Faites confiance à notre expertise pour vous aider à atteindre vos objectifs et renforcer durablement votre présence en ligne. N’hésitez pas à nous contacter directement pour nous faire part de vos projets.